4 tips om je contractmanagement volwassen te maken

Contract- en Leveranciersmanagement.

Op het gebied van contractmanagement is nog steeds veel te verbeteren en blijkt uit de steeds grotere belangstelling en grote behoefte aan praktische kennis en tools.

Contractmanagement wordt volwassen 

Op 14 maart 2013 vond de eerste editie plaats van de NEVI CRICS Contractmanagementdag plaats, met als thema ‘de kracht van organiseren’.

Er is een gratis boekje van de Contractmanagementdag 2013 verschenen | De kracht van het organiseren met een samenvatting van de documenten van de dag en de resultaten van het onderzoek.

Dan heb je het in de huidige economie misschien wel zwaar:

Denk eens na over….

• Contractverantwoordelijkheid is altijd duidelijk ? ja/nee
• De contractmanager beschikt over de juiste instrumenten (proces, procedures en ICT) voor de taakuitvoering? Ja/nee
• Er is een gestructureerde benadering van Supplier Relationship Management? Ja/nee
• Er is sprake van contractvastlegging met triggers voor belangrijke datums, zoals opzegtermijnen (via Excel of contractmanagementsoftware)? Ja/nee
• Alleen een systeem is niet genoeg …?

Ik geef je 4 tips om orde op zaken te stellen.

Tip 1. Maak de taakstelling concreet

De TAAKSTELLING is een belangrijke stap voor een goed contractmanagement. We gebruiken opzettelijk het woord taakstelling, en niet missie of strategie, omdat een organisatie zich veel gemakkelijker kan organiseren rond taakstellingen dan rond strategieën, missies of visies.

Als een organisatie een aantal belangrijke taakstellingen niet meer realiseert, verliest ze haar reden van bestaan, verliest ze haar ‘license to operate’ en kan ze geen meerwaarde meer leveren voor de klant.

Als een taakstelling niet juist is opgesteld, dan zul je veel moeite hebben om het CONTRACT goed te MANAGEN. De risico’s zijn duidelijk.

Je wilt samen maximale prestaties neerzetten voor jouw organisatie. En daarvoor heb je ook perfecte leveranciers (partnerrelaties) nodig.

Tip 2. Organiseer je contractbeheer met als basis de taakstelling

Het totale contractmanagementproces bevat de volgende stappen:

• Contracteren
• Registreren
• Informeren
• Controleren
• Systeemondersteuning

Voorbeeld: Een productieproces rond vrachtwagens brengt honderden problemen mee.

De vrachtwagens moeten niet alleen geproduceerd worden, maar ook onderdelen ingekocht worden, verpakt, vervoerd enzovoort.

De vrachtwagenfabriek zal voor haar taakstelling, vrachtwagens verkopen, snel allerlei problemen moeten oplossen rondom marktsegmentatie, prijsstelling, merkopbouw enzovoort.

Deze worden dan uiteraard op hun beurt taakstellingen voor een afdeling marketing.

Verder gebeurt dit in veelal in twee fasen: In de eerste fase groepeert men de problemen door de organisatie op te splitsen in homogene eenheden.

In elke unit of afdeling zijn dan de problemen voldoende homogeen om hanteerbaar te houden.

In de tweede fase zal men proberen het aantal problemen te beperken, bijvoorbeeld door de zaken zo veel mogelijk te STANDAARDISEREN. Met standaardisatie kun je de technologie ‘beslissingen ‘laten nemen.

In een goed georganiseerde omgeving zouden mensen slechts die problemen moeten aanpakken die goed aansluiten bij de taakstelling en die voldoende gefilterd zijn door de organisatie.

Anders krijg je overbelasting, met in ieder geval de meest creatieve factor van het resultatenmodel: mensen.

Je kunt ‘niet blijvend honderd procent van de job doen met slechts negentig procent van de middelen’

Ook hierin kunnen wij u ONDERSTEUNEN door uw inkoop verder te professionaliseren. Daarnaast nemen onze adviseurs graag hun ervaring bij andere organisaties mee in de dienstverlening aan u.

Tip 3. Maak jezelf (mensen) onvergetelijk

Als de taakstelling maar voldoende duidelijk en aantrekkelijk is, krijg je haast spontaan een loyale, enthousiaste inzet.

Daardoor word je onvergetelijk als bedrijf, want klanten horen heel vaak van je. En ze vinden het bere-interessant.

Tip 4. Kan het resultatenmodel kantelen?

Deze manier van resultaten behalen met contracteren is zeker niet de enig mogelijke. We kunnen het model ook KANTELEN.

Zo kunnen we bijvoorbeeld menselijk gedrag centraal stellen. Dit kan echter ook snel als er ‘sterke’ individuen meespelen. Charismatische leiders veranderen de regels van het spel.

Neem bijvoorbeeld het voorbeeld als je iemand verantwoordelijk maakt voor een resultaat, maar je stelt iemand anders verantwoordelijk voor de kwaliteit van het resultaat, dan krijg je eindeloze problemen.

Sommige bedrijven zijn dan nog eens zo onvoorzichtig om operators, inkopers alleen te belonen op aantallen. Zo raken productie en kwaliteit nooit gecoördineerd. Tip: lean-management

Toch zie je voortdurend voorbeelden die zondigen tegen ons principe: als inkopers alleen beloond worden op BESPARINGEN bij de inkoop

en het bedrijf pas drie schakels verder met de GEVOLGEN (risico’s) wordt geconfronteerd, bespaart de inkoop niet, maar maakt ze grote KOSTEN ! Tip: five-whys-lean

Overdrijven we hier?

Essentie

De ruil is de balans tussen voordelen als exclusiviteit, bijdrage aan persoonlijke reputatie, productkwaliteit en service, en nadelen als risico’s, kosten en bijvoorbeeld milieuvervuilende of veiligheidsaspecten.

Een VOLWASSEN contractstrategie is een doeltreffende manier om de gewenste positie ’business’ op de markt te bereiken.

Meer informatie over contractmanagement?

Wilt u meer weten over de optimalisatie van uw contractmanagement?

→ Meer informatie

Wij staan u graag te woord om te kijken wat wij voor u kunnen betekenen. Neem nu contact op met Rolph Kropp: 040-2340168.

Opname. Goed bekeken.

Mijn vraag aan jou…
Hoe heb jij contractmanagement omarmd? Wat was jouw eyeopener? Zo specifiek mogelijk…

…Jouw ideeën, tips en ondersteuning voor degenen die blij zijn met de grote interesse in contractmanagement…

Deel jouw gedachten hieronder in het commentaarveld, zodat we van elkaar kunnen leren.

Maak er iets moois van,
Rolph

Illustraties met dank aan 123RF.com