Als een leverancier zijn beloftes niet nakomt, kun je hem als afnemer in gebreke stellen.
Inkoopprofessional Rolph Kropp legt aan de hand van een praktijkcase uit wanneer en hoe je zo’n ingebrekestelling inzet.
Vooral niet te lang wachten met het melden aan de leverancier, is het devies.
Uit onderzoek blijkt dat de meeste mislukte ICT-projecten al vanaf het begin uit de pas lopen. Daarna wordt het van kwaad tot erger. De afnemer is vaak: huiverig om de verhoudingen te verharden en laat de leverancier doormodderen.
Wanneer dit soort zaken voor de rechter komt, krijgt de afnemer vaak het lid op de neus, omdat hij zijn leverancier niet op de juiste manier de wacht heeft aangezegd door middel van een ingebrekestelling of dat de contractafspraken niet goed zijn vastgelegd.
Een overeenkomst beëindigen mag van de wet niet zomaar.
Zeker niet wanneer daarover niets is afgesproken in de overeenkomst. Een leverancier moet (bijna) altijd de kans krijgen om alsnog goed te presteren.
Dit is natuurlijk enorm frustrerend, niet in de laatste plaats omdat met een mislukt project veel geld, tijd van medewerkers en kosten voor advocaten gemoeid zijn.
Dit kan voorkomen worden door ervoor te zorgen dat een uit de rails lopend project tijdig weer op het goede spoor terechtkomt. Of, als het niet anders meer kan, het tijdig en op een juiste manier beëindigd wordt.
Daarom is een goede ingebrekestelling noodzakelijk.
Hieronder geef ik in een actieplan aan hoe een project dat dreigt te mislukken zo goed mogelijk op tijd kan worden beëindigd, of juist nog recht kan worden getrokken.
Ik geef je 4 tips als actieplan om orde op zaken te stellen.
Tip 1: Goede contractprestaties vastleggen, goed projectplan.
Zorg voor een goed prestatiecontract in combinatie met een goed omschreven projectplan waarin elk geval zijn opgenomen:
- Duidelijke Planning met leverdatums en performance prestatie-eisen.
- Goede omschrijving in contract voorwaarden – met functionele en technische eisen.
Vergeet niet…, je wilt jezelf niet vinden in een situatie – één waarin de leverancier wordt betaald voor het niet presteren, of erger, wanneer ze extra worden betaald voor het controleren en herstellen van de goederen of diensten.
Leg daarom vast in contract: All work performed by supplier to remedy failure to perform to specifications shall be performed art supplier’s sole expensive, inclusive of all direct and incidental costs.
Tip 2: Monitor de prestatie/levertijden en geef tijdig feedback
Monitor regelmatig de prestatie/levertijden en bij voorkeur aan de opgestelde planning. Op het moment dat de prestatie niet gehaald wordt door de leverancier, direct melden!
Ook na het verstrijken van de termijn in de ingebrekestelling is het belangrijk weloverwogen te handelen met het beschikbaar hebben van verzamelde data als bewijsvoering.
Tip 3: Duidelijke instructies zijn nodig, een formulier verstandig!
Een goede ingebrekestelling bestaat uit de volgende elementen:
- Schriftelijke aanmaning; Zorg voor een aangetekende brief.
- Omschrijving van de tekortkoming; Duidelijk en concreet, besteedt tijd en aandacht aan de klacht eventueel in overstemming met een gespecialiseerde jurist.
- Redelijke termijn voor nakoming; Gezien het bovenstaande verzoeken en voor zover nodig sommeren wij u, de hierboven bedoelde gebreken uiterlijk binnen [3-7] dagen na heden te (doen) herstellen. Vraag de leverancier hoe lang hij nodig heeft.
- Aansprakelijkheidsstelling; In de ingebrekestelling moet duidelijk staan dat afnemer de leverancier aansprakelijk stelt voor alle schade die de afnemer door tekortkoming heeft geleden of nog zal lijden.
Deze onderdelen zijn volgens de wet noodzakelijk. Voldoet de ingebrekestelling niet aan de eisen, dan loopt de afnemer een groot risico dat deze niet geldig is. Dit heeft als gevolg dat de overeenkomst achteraf gezien onterecht is beëindigd.
Ook heeft de afnemer dan geen recht op schadevergoeding en moet hij soms vanwege de ten onrechte beëindiging zelf een schadevergoeding betalen.
Tip 4: Inkoopstrategieën bij ‘in verzuim’.
Wanneer de redelijke termijn is verlopen zonder dat de leverancier zijn verplichtingen alsnog is nagekomen, is de leverancier ‘in verzuim’. In dat geval kan de afnemer kiezen wat hij doet.
- Doorgaan met de leverancier; Zorg dan wel dat de leverancier in verzuim blijft, door bij iedere afspraak duidelijk (schriftelijk) te melden dat het doorgaan het verzuim niet opheft.
- Bij de de rechter nakoming of vervangende schadevergoeding vorderen;Bijvoorbeeld om het door een ander af te laten maken.
- De overeenkomst ontbinden; In bepaalde gevallen kan betaald geld worden teruggevorderd. Verder kan ook nog schade-vergoeding worden gevorderd.
Er zijn vele andere contractgebieden die moeten worden aangepakt, en zelfs wat ik schreef was niet voldoende diepgaand. Onder voorbehoud van alle rechten en weren.
Maar duidelijke instructies zijn nodig, een formulier verstandig! Download dit modelformulier als pdf
Bedankt voor je belangstelling!
Succes!
Rolph Kropp
Illustraties met dank aan 123RF.com
Laat wat van je horen