De 5x “Waarom”: Simpele techniek van de lean filosofie

Het klinkt te simpel om waar te zijn, maar de hoeveelheid tijd en geld die organisaties verspillen met het oplossen van problemen die makkelijk te voorkomen zijn, is nauwelijks in cijfers uit te drukken.

Veel bedrijven doen de dingen ’zoals ze altijd deden’.

Niemand die zich afvraagt of er misschien een betere manier is. Het aangaan van een lean avontuur kost in eerste instantie geld en moeite, omdat die vraag dan wel gesteld wordt.

Maar wie werkelijk bereid is om zaken eens goed onder de loep te nemen, zal diverse mogelijkheden voor verbetering ontdekken. Zo blijkt de revolutionaire werkwijze van Toyota met het ‘Toyota Production System’ superieur aan vele productiesystemen van de concurrentie en vormen tot op de dag van vandaag de kern van de lean filosofie.

De vraag ‘Why?’, Five Times, in het Nederlands het ‘Waarom?’ vijf keer om te begrijpen wat er is gebeurd (Oorzaak en Gevolg). Deze techniek als een systematische probleem-oplossingstool door Taiichi Ohno bedacht, als de vader van het Toyota Production System.

De kern van elk schijnbaar technisch probleem is een menselijk probleem. ‘5x Waarom?’ levert een kans om te ontdekken wat dat menselijk probleem zou kunnen zijn.
Wanneer geconfronteerd met een probleem, ben je toen gestopt? heb je jezelf ‘5x Waarom’ gesteld?

Soms kan je problemen een kwartslag kantelen, door te identificeren, te onderzoeken, teneinde de fundamentele oorzaken te ontdekken.

Als voorbeeld: gesteld dat een machine stopt met functioneren

1. Waarom stopte de machine? (Er was een overbelasting en de zekering werd opgeblazen.)
2. Waarom was er een overbelasting? (Het lager was niet goed gesmeerd.)
3. Waarom was het lager niet goed gesmeerd? (De smeerpomp pompte niet goed meer.)
4. Waarom pompte het niet goed meer? (De as van de pomp was versleten en rammelde.)
5. Waarom was de as versleten? (Er was geen goede zeef van het metaalafval en afscherming van de pomp en hierdoor kwam het afval in de pomp terecht.)

Dit is een simpel voorbeeld van oorzaak-gevolg met een technische fout (zekering opgeblazen) versus een menselijke fout (iemand heeft vergeten een zeef te plaatsen).

Dit is typisch één van de vele voorbeelden met problemen die kunnen voorkomen in elke denkbare industrie of situatie. Je zult zien dat het soms meer dan vijf keer is en soms minder dan vijf keer. Het is belangrijk om door te gaan tot je de werkelijke achterliggende redenen vindt bij de analyse van het probleem.

Vijf beduchte valkuilen:

1. Verwaarloosde training van het personeel.
Er is in goede tijden te weinig nagedacht en te weinig geoefend en gebrainstormd in het team, er waren altijd veel andere dingen te doen. Voldoet ons product nog wel aan de eisen van de klant? Wat is haar behoefte?

2. Frustraties, negeren problemen en schuld bij anderen leggen.
In plaats van het opstarten van een verbeteringsproces met de 5x Waarom, worden de problemen te lang genegeerd en/of geprobeerd de schuld bij anderen te leggen of naar een andere afdeling te verplaatsen.

3. Meeste fouten door gebrekkige systemen, niet door slecht personeel.
Non-stop processen onder de loep nemen en onderzoeken wat in het proces direct waarde toevoegt, wat indirect waarde toevoegt en wat geen waarde toevoegt.

4. Zullen we een individueel probleem oplossen of zorgen voor de preventie van een gehele categorie gerelateerde problemen. Waarom een master?
Mijn ervaring is dat het hebben van een master voor elk gebied een aanbeveling is. Dit is een moderator, bemiddelaar, die het proces begeleidt en zorgt voor een specifiek doel, een visie om samen het hetzelfde pad te volgen.

5. Waarom is niet genoeg?
Hoe zeker zijn we van de ware oorzaak? Is er bewijs om dit te ondersteunen of was het de eerste keer en we liepen mee. Welke andere oorzaken kunnen er zijn voor dit probleem? dan is verder onderzoek met een visgraatdiagram noodzakelijk.

Met 7 tips terug op de rails:

1. Perfectie en continue verbetering.
Probeer zoveel mogelijk een succesvolle case uit het verleden te gebruiken om een nieuwe situatie te verbeteren. Bovendien helpt het je doel van het project beter te begrijpen.

2. Zorg dat iedereen aanwezig is bij de meeting tijdens de analyse van het oorzaak-gevolg.
Veel organisaties worden geconfronteerd vanwege werkdrukte, personeel te sparen voor deze meetings. Als het probleem is geëscaleerd naar senior management dan zouden deze ook aanwezig moeten zijn, inclusief customerservice personeel die betrokken waren bij de problemen van de klacht van de klant.

Iemand buiten de discussie houden zorgt ervoor dat gegevens onherroepelijk gefilterd worden, dan wel de schuld bij de ander in de voeten geworpen krijgen.

3. Wees tolerant op alle fouten die de eerste keer optreden.

4. Sta niet toe dezelfde fout 2x keer te maken.

5. Zorg voor een omgeving die transparantie en vertrouwen bewerkstelligt.
Hoe meer transparanter je bent over de probleemsituatie waarin je zit, hoe meer zullen collega’s geneigd zijn met je mee te denken. Werk samen aan kwalitatief betere en efficiëntere werkwijzen.

6. Non-stop processen onder de loep nemen en onderzoeken wat in het proces direct waarde toevoegt, wat indirect waarde toevoegt en wat geen waarde toevoegt.
Kijk permanent naar wat in termen van lean de value stream heet.

7. Vraag ‘5x waarom’ aan de klant, gebruiker of buyer.
Dit is waar inzichten vandaan komen. Anderzijds je inzichten kunnen worden beperkt door je eigen zelfbeeld of ervaringen.

Sommige organisaties maken die reis snel, anderen beginnen eraan, struikelen en beginnen opnieuw. Maar makkelijk is het nooit.
Daag je team uit hier meer te spelen zoals kinderen gewend zijn te vragen met waarom, waarom, waarom, waarom, WAAROM?

Opname. Goed bekeken.

Mijn vraag aan jou…
Wat doe jij om de verspilling uit het proces te halen en te werken aan continue verbetering? Waarom?…

Deel jouw gedachten hieronder in het commentaarveld, zodat we van elkaar kunnen leren.

Op jouw goede nieuws, Rolph